PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PERKANTORAN

Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

 

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.

Prinsip 1

Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.

Prinsip 2

Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.

Prinsip 3 dan 4

Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

Prinsip 5

Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.

1.Perencanaan

Untuk merencanakan secara benar, Anda harus tahu :

-Pekerjaan apa yang harus dikerjakan;

-Bagaimana pekerjaan dikerjakan;

-Kapan pekerjaan dikerjakan;

-Dimana pekerjaan dikerjakan;

-Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan.

2. Jadwal Pekerjaan harus dijadwal.

Suatu jadwal menjadi efektif, harus di

-Tentukan;

-Selaraskan dengan jadwaljadwal lain;

-Laksanakan, walaupun sulit;

-Mungkinkah diselesaikan;

-Pelihara secara baku.

3. Pelaksanaan

Pekerjaan harus dilaksanakan

-Secara terampil;

-Secara teliti;

-Secara cepat;

-Tanpa upaya yang tidak perlu;

-Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu.

4.Ukuran

Pekerjaan yang dilaksanakan harus diukur

-Sesuai dengan potensi Anda;

-Berdasarkan pada catatancatatan yang lalu,     oleh organisasi lain;

-Berdasarkan kuantitas;

-Berdasarkan kualitas.

5.Imbalan

Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan

-Kondisi kerja yang baik;

-Kesehatan;

-Kebahagiaan;

-Pengembangan diri;

-Uang