Fungsi Manajemen Perkantoran

 Secara umum ada empat fungsi utama dalam manajemen perkantoran, yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengarahan (comanding) dan pengawasan (controling). Berikuti ini penjelasan keempat fungsi manajemen perkantoran tersebut.

1. Perencanaan (Planning)

Fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi yang akan menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Jadi, dalam perencanaan ini seorang manajer harus memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.

Dalam perencanaan ini seorang manajer harus mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan. Kemudian dia harus melihat juga apakah rencana yang dipilih itu cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan atau organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak berjalan.

2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian dalam manajemen perkantoran antara lain membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Fungsi pengorganisasian ini dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang sudah dibagi-bagi tersebut.

Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggungjawab ataws tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

Fungsi pengorganisasian dalam manajemen sangat penting karena:

1. Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas.
2. Dapat mendeskripsikan atau menguraikan tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi secara jelas.
3. Wewenang dan tanggungjawab dalam organisasi menjadi lebih jelas.
4. Dapat memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi.
5. Sumber daya manusia dan materil yang dibutuhkan dapat diketahui.

Adapun langkah-langkah yang perlu diperhatikan agar hasil pengorganisasian dapat diperoleh dengan baik antara lain sebagai berikut.

1. Mengetahui tujuan
2. Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi
3. Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional atau praktis
4. Menentukan wewenang dan tanggung jawab
5. Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan
6. Memilih, menenempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan keterampilan manajerial yang dimiliki,
7. Mendelegasikan wewenang.

3. Pengarahan (Commanding)

Fungsi pengarahan dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang ditetapkan sejak awal.

Dalam fungsi pengarahan ini, seorang manajer juga harus mampu melakukan fungsi pengkoordinasian sekaligus. Fungsi pengkoordinasian dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat penting, karena fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen yang menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Bila fungsi pengkoordinasian ini tidak berjalan dengan baik maka akan terjadi kekacauan, percekcokkan, kekosongan kegiatan, dan sebagainya sehingga menggagalkan pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan.

4. Pengawasan (Controling)

Fungsi pengawasan dalam manajemen perkantoran sangat diperlukan untuk menjaga agar seluruh kegiatan dan efektivitas pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi atau perusahaan dapat direalisasikan. 

Fungsi ini harus dilakukan oleh seorang manajer untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai dengan target yang diharapakan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan.

Secara garis besar, proses pengawasan dalam manajemen perkantoran mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut:

1. Menentukan objek-objek yang akan diawasi
2. Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki.
3. Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan.
4. mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.
5. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan.
6. Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpanan yang berarti.

Berdasarkan paparan diatas, maka tujuan fungsi pengawasan antaran lain sebagai berikut:

1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
2. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan.
3. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang, atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.